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Pourquoi Arcateg™ ?
Parce que le plus souvent, on s’y prend mal pour maîtriser l’archivage. On fait des usines à gaz pour indexer, stocker, pérenniser les documents sans résoudre vraiment la question pourtant majeure :
Ai-je archivé tous les documents que je devais archiver ?
Et corollairement : sont-ils bien conservés et accessibles ? les documents périmés sont-ils bien détruits ?En général, on fait des listes de noms de documents… et on n’en finit jamais car il y en a toujours de nouveaux, sans parler des documents différents qui portent le même nom ou des documents identiques qui portent des noms différents…En revanche, les durées de conservation des documents qui engagent l’entreprise, ceux qu’il faut archiver et conserver pour faire face au risque d’audit, de contentieux ou de mémoire institutionnelle, ces durées, dictées par la réglementation ou les besoins métiers, sont peu nombreuses et bien plus faciles à identifier.
C’est pourquoi Marie-Anne Chabin a développé cette méthode d’ARchivage par catégorie de conservation, pour prouver que 90 ou 95% des documents engageants l’entreprise peuvent être gérés avec moins de 100 règles simples et facilement automatisables.
Et ça marche !
Description d’Arcateg™
La méthode est fondée sur le concept de « catégorie de conservation ».Une catégorie de conservation est une « boîte de valeur archivistique virtuelle » définie par un code en 2 caractères, à laquelle on rattache tous les documents devant être conservés pendant la même durée pour les mêmes raisons. Ces durées doivent être homogènes et validées par la direction générale de l’entreprise.
La méthode Arcateg™ permet de formaliser la liste exhaustive de toutes les catégories de conservation dont une entreprise a besoin, en tenant compte de l’activité et de la culture de chaque entreprise. Ainsi tout document ou objet d’information, émis ou reçu, qui présente une valeur de preuve ou de traçabilité de la mémoire peut et doit être rattaché à une catégorie grâce au code et hériter automatiquement des règles de gestion. Au sein d’une catégorie, les documents sont classés en séries, de manière très pragmatique, sous le contrôle de chaque métier ou service.
Pour structurer le référentiel de conservation (liste organisée des règles de conservation/destruction), les catégories sont regroupées en domaines d’activité : activités « corporate », activités métiers, activités supports.D’une manière générale, le vocabulaire à utiliser pour la méthode est celui du Nouveau glossaire de l’archivage, publié par Marie-Anne Chabin en mars 2010.
Les avantages d'Arcateg™
- Conformité : c’est une démarche d’archivage pérenne par activité (processus, fonction) comme le recommande les normes ISO 15489, MoReq2 et ICA-Req, fondée sur l’analyse des risques ; l’exhaustivité du périmètre géré par Arcateg™ (toutes activités et tous supports) contribue à la fiabilité du système d’archivage
- Simplicité : le nombre de catégories de conservation est volontairement limité et maîtrisé, donc humainement gérable ; la codification des durées de conservation sur 2 caractères facilite l’intégration dans un outil de gestion
- Efficacité : la définition des règles précède la mise en œuvre des outils ; la codification, à la fois simple et précise, facilite le reporting : on repère rapidement le taux de satisfaction des exigences d’archivage et de conservation
En savoir plus
Archive17 propose une formation sur Arcateg: le stage PAMA - "Piloter l'archivage avec la méthode ARCATEG".
Utilisation commerciale d’Arcateg™
ARCATEG est une marque déposée. Son utilisation est soumise au droit de la propriété intellectuelle. Pour connaître les modalités d’utilisation, nous contacter:
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