Normes et guides pour l'archivage

Normes d'archivage

Les normes relatives à l'archivage se classent en deux grands ensembles, clairement identifiables au travers de la terminologie anglo-saxonne :

• les normes sur le records management

• les normes sur la conservation numérique sécurisée et pérenne,

comme le montre le schéma ci-dessous :

Archivage /records management

ISO-NF 15489 sur le Records management, 2001

ISO 23081 : norme fille d'ISO15489 sur les métadonnées d'archivage, 2006

ISO 26122 : norme fille d'ISO15489 sur les processus, 2008

ISO 30300 et 30301: gestion de l'archivage - fondamentaux et glossaire

ISO-NF 15489 est la norme fondatrice, basée sur les fondamentaux de l'archivage au sens managérial du terme: quelles traces de mon activités je dois conserver et pour quelle raison? une fois que je les ai identifiées, comment j'organise leur conservation pendant la durée requise.
ISO 15489 a inspiré d'une part MoReq, d'autre part ICA-Req.
La série de normes ISO 3030X va vers une certification de la démarche d'archivage managérial.

MoReq2 (février 2008) -Exigences-types pour la maîtrise de l'archivage électronique. Mise à jour et extension – 2008. Spécifications MoReq2 - http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/publications/manuels/

Chapitre Zéro (MoReq2 dans l'environnement français)

MoReq2 en français, texte principal

MoReq2 en français, annexes

Après une présentation des concepts clés, MoReq2 détaille les exigences d'un système d'archivage selon les six compétences essentielles du records management : plan de classement, contrôles et sécurité, conservation destruction, capture/déclaration, identification et recherche/restitution. Les exigences relatives à l'intégration de ce noyau dur aux autres fonctionnalités du SI qui touchent à l' information (GED, numérisation, signature électronique, protection des droits, font l'objet d'un chapitre particulier. Elles sont optionnelles. MoReq2 comporte également une documentation pour tester la conformité des logiciels à MoReq.

MoReq2010® (juin 2011) - Modular Requirements for Records Systems : moreq2010.eu/pdf/MoReq2010-Core+Plugin(v1-0).pdf

MoReq2010® renouvelle en profondeur l'organisation des exigences pour une solution d' archivage conforme à MoReq. Le système est présenté de façon modulaire, autour d'un ensemble de services qui comprend, outre la gestion des utilisateurs et des droits : le classement des activités (classification), le service de prise en charge des documents et des dossiers archivés (records and aggregations of records), les métadonnées, la gestion des durées de conservation et la destruction (Disposal Scheduling Service), et le gel (Disposal Holding Service).

ISO 16175 (ICA-Req)- Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique «Principles and Functional Requirements for Records in Digital Office Environments». ICA-Req a été publié en juillet 2008 par le Conseil International des Archives (ICA/CIA). Il a été porté à l'ISO au début de 2011. La traduction française a été réalisée sous l'égide de l'ICA par une équipe de jeunes archivistes volontaires, pilotée par Christine Martinez et Marie-Anne Chabin, en 2011.

Module 1 - Contexte et déclaration de principes

Module 2 - Recommandations et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique

Module 3 - Recommandations et exigences fonctionnelles pour l'archivage des documents dans les applications métier

ICA-Req est souvent perçu comme un concurrent de MoReq. C'est un peu vrai avec MoReq2 mais moins avec MoReq2010®. L'intérêt et le plus d'ICA-Req est son articulation en trois modules (pas dans le sens du système modulaire deMoReq2010 mais dans le sens de trois fascicules complémentaires pour organiser l'archivage managérial: le module 1 reprend et modernise ISO 15489 en insistant sur les risques. Le module 2 est effectivement un "petit MoReq2" (avec 175 exigences au lieu près de 800 dans MoReq2) centré sur les fondamentaux. Mais le module 3 est particulièrement original: il décrit comment installer des fonctionnalités d'archivage dans les applications métier au lieu d'archiver les documents dans un système d'archivage centralisé.

Deux guides autour de MoReq et MoReq2

Le Petit MoReq2 illustré est une brochure créée initialement par Archive17 dans le cadre d'une conférence privée, mis aujourd'hui en ligne et librement accessible. Il met en évidence les points forts de MoReq2 et résume l'apport de chaque chapitre de la norme européenne pour l'archivage électronique (management of electronic records).

Apprivoiser MoReq pour archiver et conserver l'information , un guide de l'archivage proposé par l'association Ialta France (2007)

Conservation numérique sécurisée (digital preservation)

ISO 14641-1 : « Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d'un système d'informations pour la conservation d'informations électroniques », issue du portage à l'ISO de la norme française NF Z42-013)

ISO 14721 ou modèle OAIS (2001) : pour la traduction française voir le site du groupe PIN http://pin.association-aristote.fr/doku.php/public/actualites_blog/la_version_francaise_du_modele_oais

Autres références

The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES), www.interpares.org 

Un manuel sur l'identification et la qualification des documents pérennes, proposé par les Archives nationales de Grande-Bretagne, en français

Conseil international des archives, Les archives électroniques: manuel à l'usage des archivistes. Electronic records: A Workbook for Archivists, Conseil international des archives, Committee on Current Records in an Electronic Environment, April 2005, Etude n° 16, 63 p.

L'Archivage électronique à l'usage du dirigeant, co-édité par le CIGREF et FedISA