Remarque en date du 1er octobre 2011 : la Commission nationale 11 (CG46) de l'AFNOR a publié en mars 2011 un « Livre blanc sur le Records Management » élaboré conjointement par l'AAF, l'ADBS et l'Afnor qui traduit « Record » par « Document d'activité » et « Records management » « Gestion des documents d'activité »), ignorant les réalités du monde de l'archivage et de ses acteurs toujours plus nombreux et plus pertinents, minimisant hélas du même coup l'impact des normes ISO, pourtant bien utiles.

Pétition d'octobre 2010 contre la traduction française des normes ISO/DIS 30300 et 30301 proposée par l’Afnor (CN11) 

Un appel à commentaire relatif aux normes ISO/DIS 30300 et 30301: Information and documentation - Management system for records -Fundamentals and vocabulary, et Requirements, a été lancé récemment par l’Afnor (http://www.enquetes-publiques.afnor.org). Le texte anglais, dans la lignée d’ISO 15489, est un apport indéniable pour les professionnels de la gestion documentaire et de l’archivage.Malheureusement la version française proposée par l’Afnor (CN11) est incompréhensible, principalement du fait de la traduction systématique de « records » par « informations et documents ». 
L’expression ignore ce qui différencie justement « record » de « document » et de « information », à savoir que le « record » est un document ou un groupe de d’informations validé et figé qui engage l’entreprise ou l’organisme vis-à-vis de tiers et/ou dont la valeur métier doit être tracée et préservée. Ce contresens introduit une grande confusion.Les professionnels soussignés, responsables de projets d’archivage, archivistes, documentalistes, prestataires, éditeurs et experts demandent le retrait de ce texte et, s’il doit y avoir une traduction française, qu’elle tienne compte d’une part des traductions françaises déjà publiées de ISO 15489 (par l’Afnor), MoReq2 (par la Direction des Archives de France) et ICA-Req (par le Conseil international des Archives), d’autre part des pratiques des professionnels du domaine dans les entreprises ou les organismes publics. 
Pour être force de proposition, les professionnels qui adhèrent à cette pétition ont mis en commun en annexe de ce texte leur témoignage sur leur utilisation du concept de « records management » dans l’environnement linguistique français.

Pétition lancée par Marie-Anne Chabin le 16 septembre 2010.

Ci-dessous la liste des soutiens et des témoignages. Si vous souhaitez participer, merci d'envoyer votre message à  Cet adresse mail est protégé contre les spambots. Vous avez d'activer le javascript pour la visualiser.

Soutiens

Daniel Colas, Gestion Documentaire & Archives Groupe PSA Peugeot-Citroën
Isabelle Viel-Dworniczek, Records & Information Management de XXX
Claire Robert, chargée de projet à la direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques
Nolwenn Deviercy, Pôle Gestion du Patrimoine documentaire, Aéroports de Paris
Nathalie Morand-Khalifa
Catherine Berton
Natacha Couvert-Tarnowka, Librarian & Records Manager, Bryan Cave LLP
Céline Guyon, chargée de mission archivage électronique, dans la sphère publique
Clothilde Roullier
Bruno Bayle
Patrice Bouexel
Jean-Louis Ercolani, Président de Maarch S.A.S
Catherine Fétique
Lionel Husson, Responsable Pôle Spark Archives Klee Group
Odile Giraud, Consultante DOC&CO
Jérôme Thuez, Organisation et Méthodes, TOTAL
Vanessa Gendrin, ARKHE conseil, Conseil en maîtrise de l'archivage et gestion de l'information
Christine Martinez, archiviste-paléographe et professionnelle de la gestion de l’archivage, Equipe de traduction en français d’ICA-Req
Louis-Pierre Guillaume, Enterprise Collaboration & Knowledge Management Domain Manager AREVA T&D
Laureen Ninin-Barus, consultante RM
Jean-Pascal Perrein, consultant indépendant
Michel Rabaud, haut fonctionnaire honoraire de terminologie et de néologie du ministère de la culture et de la communication
Bertrand Blasquez Consultant RM chez un Grand Editeur logiciel
Thibaut Girard, Archivconsult
Alain Le Bras/Arondor France
Isabelle Renard, Avocat associée du Cabinet Racine, Docteur Ingénieur
Chantal Berger, documentaliste qualité, Bosch France
Steffen Deutschbein, ancien responsable du département ... "Records Management et Archives" de Total
Dilomama Kone, Gestionnaire de l'Information Documentaire, chef de service Formation Professionnelle et des stages, Caisse Nationale de Sécurité Sociale, Ouagadougou BURKINA FASO
Pascal Jeanson
Nicolas Coscino, consultant IT chez un grand éditeur
Jacques Leret, OPUS Conseils
Pascal H. Landa, Directeur Informatique (CIFPB, Ernst & Young, STERIA), Contributeur ITIForum, Président ARISE
Philippe Bazin, Avocat, Emo Hébert et Associés
Marie-Claude Delmas, Conservateur général chargé du Département de la conservation, Archives nationales

Témoignages

« Ayant parcouru le texte proposé par l'AFNOR, je confirme pour l'archivage chez PSA Peugeot-Citroën que la traduction de "Records Management" en "Système de management des informations et des documents " serait pour nous un contresens, car ne reflète pas le besoin de traiter spécifiquement certains écrits en regard de leur caractère engageant. Nous souhaitons rester dans le vocabulaire de MoReq2. » Daniel Colas, Gestion Documentaire & Archives Groupe PSA Peugeot-Citroën 

« Je me rends compte en entreprise que depuis j’utilise le terme de « document engageant », le concept de Records Management est beaucoup mieux compris. Il est vraiment dommage que les termes de « documents et information » viennent brouiller la compréhension. » Isabelle Viel-Dworniczek, Records & Information Management de XXX 

« Ces choix de traduction en français ne permettent pas de bien appréhender la portée de ces normes et risquent d'apporter de la confusion pour la compréhension des concepts développés et notamment celui de "record". » Claire Robert, chargée de projet à la direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques

« Un document archivable a potentiellement une valeur financière et/ou patrimoniale : il s'agit des documents engageants (actes contractuels, documents de gouvernance) à prendre en charge dès signature ou au moment même de leur entrée en vigueur, des documents pour lesquelles la conservation est encadrée (comptabilité, fiscalité, documents relatifs au personnel), des documents techniques (justificatifs d'une activité ou d'une réalisation) et des documents à caractère patrimonial (qui reflètent un savoir ou un savoir-faire, une histoire auxquels ne sont attachés aucun délai de prescription). » Nolwenn Deviercy, Pôle Gestion du Patrimoine documentaire, Aéroports de Paris

« La traduction de « records » par  « documents et information » est très floue et ne retranscrit absolument pas le caractère engageant d’un document. Elle fait plutôt référence au métier de Documentaliste qu’à celui de Records Manager. » Natacha Couvert-Tarnowka, Librarian & Records Manager, Bryan Cave LLP

« Les normes jouent un rôle important dans la mise en œuvre, la consolidation et l'adhésion des dirigeants à un projet d'archivage. Le choix des termes pour traduire un concept tel que celui de "records" est essentiel ; il convient également de veiller à la permanence de cette traduction, quelle que soit les normes, pour éviter d'introduire de la confusion dans le domaine complexe de l'archivage. » Céline Guyon, chargée de mission archivage électronique, dans la sphère publique

« En tant que prestataire, j’ai été amenée à proposer le cadre de la norme ISO 15489 comme cadre pour permettre une gestion des documents validés nécessaires à l’entreprise. Il est clair qu’on ne saurait confondre Records d’un côté et « les documents et les informations » de l’autre, qui renvoient à de multiples sources d’informations, et ne traduisent pas du tout le caractère engageant des multiples documents de l’activité dans le périmètre du Records Management. 
Pour avoir initié cette démarche dans de grosses entreprises, aidé à faire un état des lieux des ressources à intégrer dans le périmètre du Records Management, incité les responsables des différents processus à évaluer leur propre situation au regard de la norme, proposé des voies d’amélioration assortis de plans d’action, il est très dommageable qu’à la suite de cette traduction, des doutes puissent émerger sur les contours et la portée des records et risquer de réduire à néant des années d’efforts et d’actions. 
Je m’associe donc à Marie-Anne Chabin et tous les professionnels qui demandent la révision de cette traduction pour la rendre plus conforme aux concepts de base contenus dans la version anglaise ». Odile Giraud, Consultante DOC&CO

« Je soutiens la pétition et propose comme traduction de « record » : document à conserver » Jérôme Thuez, Organisation et Méthodes, TOTAL

« L’expression « document et information » est certainement la périphrase qui fait le moins sens dans le contexte du records management. Elle rend la norme confuse. Le mot anglais de records qui désigne très précisément un « document achevé et validé contenant une information engageant la responsabilité de son détenteur » (cf. Marie-Anne CHABIN, Nouveau glossaire de l'archivage) ne peut pas être traduite par deux mots aussi génériques. 
D’autres périphrases plus parlantes existent pour désigner le terme de records : documents de référence, documents à archiver, documents de gestion… En tant que consultante, j’ai choisi l’expression de « documents engageants » ou « document qui engagent la responsabilité de l’organisme ». Elle est très bien reçue de mes interlocuteurs et clients (dirigeants d’entreprise notamment) car elle permet de bien faire comprendre les enjeux de l’archivage. 
Le choix du vocabulaire est fondamental si l’on veut que les méthodes du records management soient mieux comprises et mieux utilisées en France. Je crains que l’expression « information et document » génère un peu plus de malentendus alors que nous avons surtout besoin de clarté. » Vanessa Gendrin, ARKHE conseil, Conseil en maîtrise de l'archivage et gestion de l'information

De l'importance d'une bonne traduction en français des normes internationales
« J’ai eu la grande chance de participer au projet de traduction des lignes directrices ICA-Req élaborées par le Conseil international des Archives. 
Cette expérience, partagée avec une dizaine de jeunes professionnels de la gestion de l’archivage, issus de différents milieux professionnels, m’a permis de réfléchir et de travailler à partir de la pratique quotidienne du métier. On ne saurait trop souligner l’importance de cet aspect dans la conception, mais aussi la traduction d’une norme professionnelle, celle-ci étant – et c’est une évidence qu’on aurait parfois tendance à oublier – destinée à guider des professionnels dans leur travail quotidien. Ceci nous a permis d’opérer parfois plus facilement des choix délicats, en remplaçant le réflexe du dictionnaire par la question : « Quel est le mot/l’expression qui correspond le mieux à ce concept/pratique dans ma vie professionnelle ? Quel mot vais-je naturellement employer pour parler à mes interlocuteurs dans l’institution ou l’entreprise pour évoquer cet aspect des procédures, du traitement, des outils utilisés? Quels mots les utilisateurs vont-ils eux-mêmes utiliser plus volontiers ? ». L’identification et la compréhension des concepts évoqués dans le texte anglais, leur mise en relation avec une pratique existante, et leur « traduction » dans une langue simple et compréhensible par le commun des professionnels devenait ainsi plus aisée. C’est ainsi que nous avons surmonté les débats sans fin autour de la traduction réputée difficile, sinon impossible, de concepts qui n’existeraient pas dans certaines cultures (dont la française, pour ne pas la citer). Comment traduire « records » ? « Records management » ? Comment prendre en compte le mot « business » accolé à nombre d’autres termes dans le texte anglais ? Est-on obligé de traduire toujours le même mot anglais par le même mot dans la langue de destination ? Il nous est apparu que non. Par exemple, il serait bien difficile d’imposer une traduction unique pour « records », sans s’exposer à des faux sens, pour ne pas dire des non-sens. C’est ainsi que dans le seul module 1 d’ICA-Req, au moins cinq traductions différentes ont été utilisées pour « records », sans dénaturer le sens du texte anglais et avec un résultat clair et intelligible pour le professionnel francophone. 
Au-delà de la défense de la langue française, qui reste essentielle à mes yeux, une bonne traduction en français des normes internationales reflète une bonne compréhension des pratiques professionnelles. Accepter une traduction déficiente reviendrait à décrédibiliser non seulement l’organisme qui la promeut, mais également la profession qui est capable de la laisser passer. 
Je me demande par ailleurs comment la profession pourrait se prononcer, dans le cadre d’un appel à consultation, sur la pertinence d’une norme à partir d’un texte qui n’est pas toujours compréhensible. Cela ne peut avoir pour résultat qu’un nombre de réponses [pertinentes] limité, et donc une visibilité moindre de la profession en France en matière de normalisation internationale dans le domaine de la gestion documentaire et de l’archivage (à supposer qu’elle en ait une). 
Enfin, lorsqu’il s’agira de mettre ces normes en pratique, le praticien se heurtera à des difficultés de compréhension, et malheur à qui n’aura pas une maîtrise suffisante de l’anglais pour retourner au texte originel !!! »
Christine Martinez, archiviste-paléographe et professionnelle de la gestion de l’archivage, Equipe de traduction en français d’ICA-Req

« En proposant le terme peu clair et long de "informations et documents" au lieu du terme succinct et déjà utilisé en France par la profession de "document engageant", l'AFNOR ouvre la porte à la pérennisation de l'usage du terme anglais "record" ou à l'usage du terme "archive" à toutes les sauces, ce qui n'est évidement pas l'effet recherché. Il faut un terme simple, concis, non ambiguë et compréhensible par tout le monde, du chef d'entreprise qui décide à l'informaticien qui implémente. "document engageant" est le bon terme.
Je suis surpris que l'AFNOR ne consulte pas les documents de référence déjà utilisé par la professions, comme MoReq2, ou des articles de presse spécialisés (Archimag...) avant de traduire. 
On se retrouve dans la une situation similaire à celle de l'Académie Française qui produit des traductions de termes anglais en français qui ne sont jamais utilisées car trop écartées de l'usage ou trop alambiqués, ou qui refuse d'utiliser des termes déjà traduits par d'autres pays francophones comme le Canada. » 
Louis-Pierre GUILLAUME, Enterprise Collaboration & Knowledge Management Domain Manager AREVA T&D

« La traduction de "records" par "informations et documents" revient à prendre le spécifique pour le générique et risque d'introduire une confusion entre gestion documentaire et records management, activités connexes mais ayant chacune un rôle particulier dans le cycle de vie de l'information.
En entreprise, je note qu'on utilise alternativement plusieurs termes pour éclairer la notion de "records" : documents engageants, documents essentiels, documents à archiver, documents archivés.
On peut compléter cette liste par une des notions développées dans DIRKS et revenant à dire que les "records" sont les traces qui permettent de rendre compte. Ils permettent en effet à l'entreprise de rendre compte de ses activités auprès des administrations, des tribunaux, des actionnaires, des clients, des communautés de personnes au sein ou à l'extérieur de l'entreprise, et des futures générations de collaborateurs.
Je m'associe aux pétitionnaires pour que la traduction de la norme reflète la spécificité des records. » Laureen Ninin-Barus, consultante RM

« Les termes utilisés dans la traduction de mots étranger doit être la plus exacte possible et  conserver l'idée véhiculée dans le mot d'origine. La traduction doit éviter toute mutation du sens ou omission d'une idée émise dans le mot d'origine.  Or, la traduction de "Records" par  "Informations et documents" me semble réductrice car elle ne transmet pas l'idée d'information immuable, etc. 
Par ailleurs "Records Management" se trouverait traduit par "Système de management des Informations et des Documents": mais alors pourquoi ne pas traduire "management" par "gestion", et proposer à la place "Système de Gestion des Informations et des Documents"?   
Bref, la encore cette traduction dénature le sens d'origine et se rapproche trop du concept de GED. 
En tant que consultant , j'apporte donc tout mon soutien à la pétition. » Bertrand Blasquez

« La protestation des pétitionnaires semble totalement justifiée. Les "records" désignent bien en anglais des "documents engageants" à marquer, archiver et conserver, qu'il est important de distinguer des documents d'information qui n'auront pas le même destin. La commission spécialisée de terminologie et de néologie du ministère de la culture et de la communication qui a mis au point, en accord avec la direction des Archives de France, l'équivalent français de "records management" a bien pris en compte cette acception très précise de "record" en anglais. C'est pourquoi, le sort de ces "documents engageants" étant d'être archivés, elle a proposé comme équivalent de "records management" l'expression simple et transparente en français de "gestion de l'archivage", jugeant que la détermination du caractère engageant d'un document faisait partie du processus général de l'archivage. 
L'expression "gestion de l'archivage", est désormais, avec l'accord de l'Académie française, l'équivalent officiel, pour l'administration  française de l'expression anglaise "records management". Ce terme a été publié au Journal officiel du 22 avril 2009. » 
Michel Rabaud, haut fonctionnaire honoraire de terminologie et de néologie du ministère de la culture et de la communication

« Je suis consultant indépendant en gestion d’information et notamment sur les sujets autour de l’archivage, de la gouvernance de l’information et du record management. 
Le terme « record » doit  garder une signification en français qui puisse exprimer un ensemble d’information ayant un impact signifiant pour l’entreprise (information ou document engageant). 
Traduire « record » en « information » ou « document » est un raccourci qui dévalorisera complètement l’objectif d’une norme  autour du « Record Management ». J’insiste sur le fait qu’il est déjà extrêmement compliqué pour nos organisations françaises de comprendre les différences entre les notions d’archivage (à valeur probante, patrimonial, technique), ainsi que les particularités et différences entre l’archivage numérique et papier. 
Nous avons vraiment besoin que cette norme soit extrêmement claire et précise, et surtout que la traduction du terme « record » n’oscille pas entre information et document, au risque de complexifier encore plus ce sujet. » Jean-Pascal Perrein

« Traduire Records par "informations et documents" serait une grave erreur. D’abord parce que rendre un mot dont le sens est très précis en anglais par deux mots dont chacun en français est polysémique serait un contre-sens. Ensuite parce que cela contredirait les efforts déployés ces dernières années par l’ensemble des professionnels de langue française pour promouvoir le RM hors des frontières des métiers de l’info-doc et pour en acclimater les principes et la pratique, efforts dont ont témoigné entre autres les versions françaises de MoReq et d’ICA/Req. » Thibaut Girard, Archivconsult

« Arondor soutient cette pétition, et prône clairement une clarification des termes. Le flou de la traduction ne peut profiter qu'à entretenir un certain obscurantisme et retarder l'application de la norme. » Alain Le Bras/Arondor France

« En tant qu’avocat spécialisée dans le domaine des Technologies, je suis amenée à réaliser des audits de processus dématérialisés afin d’évaluer la valeur probante des documents électroniques gérés et conservés par ces processus. Ce travail repose sur l’analyse du cycle de vie du document, à compter de son établissement dans sa forme « définitive », c'est-à-dire celle destinée à être conservée. Ce concept est parfaitement représenté par la notion de « record », dans son acceptation anglo-saxonne d’information validée et figée, engageant l’entreprise ou l’organisme vis-à-vis de tiers et/ou dont la valeur métier doit être tracée et préservée. La traduction « information et document » ne reflète absolument pas cet élément fondamental pour la compréhension de la notion de valeur probante du document électronique et est de nature à introduire une grande insécurité juridique, dans la mesure où les documents normatifs sont sensés être représentatifs d’un état de l’art et sont des repères fondamentaux pour les professions du droit lorsqu’elles ont à connaître de sujets techniques. Je m’associe donc totalement à la demande de révision de la traduction pour la rendre conforme aux concepts ressortant de la version anglaise et ci-dessus rappelés ». Isabelle Renard, Avocat associée du Cabinet Racine, Docteur Ingénieur

« Avec un tel contresens l'AFNOR serait recalée à n'importe quel examen de traduction ! Plus sérieusement, c'est une grande aberration de ne pas avoir tenu compte de tout le travail d'experts mené sur le sujet, et notamment lors de la traduction des normes ISO 15489, MoReq2 et ICA-Req. Stop aux dégâts ! Rendez-nous le vrai sens de records ! » Chantal Berger, documentaliste qualité, Bosch France

« De toute évidence, traduire "records" par "informations et documents" induit gravement en erreur. Cependant, trouver un terme simple est une entreprise très difficile, engagée il y a une dizaine d'années (lorsque j'étais encore en activité), et manifestement toujours pas entièrement aboutie. Du fond de ma retraite, et du fond du cœur, je souhaite bonne chance aux "combattants" - ce qui est sûr, c'est qu'il ne faut pas laisser les choses en l'état ! » Steffen Deutschbein, ancien responsable du département ... "Records Management et Archives" de Total

« Je suis vraiment ahurie que des changements ou traductions aussi fondamentaux sur une norme aussi capitale que la norme ISO 15489, ne soient pas faits dans un cadre consensuel mais de façon unilatérale. Tenant compte des multiples interprétations disponibles dans la langue française, il sera mieux de mettre en place une commission paritaire pour juger ou faire le choix du bon mot pour rendre de façon crédible la traduction française de la norme.
Nous, archivistes ou records managers africains souffrant  du manque de formation  à l’ancienne traduction française de la norme que déjà des polémiques se font  jour pour sa révision.
Qui est donc à l’origine de ce bouleversement ?  Traduction de « records » par « documents et information » ou cela peut il nous mener ?
Je pense donc, qu’il sera mieux de garder le sens ou compréhension qui a fait ses preuves depuis quelques années pour ne pas nous amener à des eternels recommencements, au sein d'une profession qui cherche ses marques.» Dilomama Kone, Gestionnaire de l'Information Documentaire, chef de service Formation Professionnelle et des stages, Caisse Nationale de Sécurité Sociale, Ouagadougou BURKINA FASO

« Ce choix de traduction de "record" par "information et documentation" est très vague et dénature le RM. Un record est un document créé ou reçu et enfin conservé pour sa valeur probante. Avec une traduction aussi vague, on peut se retrouver dans une situation de sur-conservation.
Il est en effet bizarre que cette traduction ne s'appuie pas sur les textes déjà existants et reconnus par les professionnels. » Pascal Jeanson

« Il est exact que cette traduction, reste trop générique et ne correspond pas à la définition de ce qu'est le  "Record Management".Comme il est déjà indiqué  dans l'un des témoignages, une "traduction" sortie au "journal officiel"  est  "gestion de l'archivage". 
Cette traduction de "Système de management des informations et des documents"  amène de la confusion et risque de biaiser dès le départ, dans son positionnement, l'utilisation de cette norme. » Nicolas Coscino, consultant IT chez un grand éditeur

« Attention, le danger qui nous guette dans cette affaire, c’est l’utilisation systématique du mot anglais Record, parce que nous n’aurons pas trouvé une traduction unique, simple, et évocatrice. Nous travaillons chez Maarch dans le mode de l’ « Open Source ». N’ayant pas eu de traduction simple et fidèle, ce terme anglo-saxon est maintenant admis en France, car il évoque le caractère ouvert et disponible du code, et n’est pas tout à fait équivalent du terme français proche : « logiciel libre ».Comme M-A Chabin, nous pensons que le terme « document engageant » reflète bien la nature d’un document qui rend compte des activités de l’entreprise vis-à-vis des entités internes ou externes : salariés, fournisseurs, clients, organismes sociaux, etc. Pour que ce terme soit largement adopté, il est impératif de ne pas brouiller les pistes, de surcroit par des traductions approximatives telles que « informations et documents ». » Jean-Louis Ercolani, Président de Maarch S.A.S

« Merci de considérer que la traduction proposée engendre confusion et méconnait l'essentiel. Un "enregistrement" dénommé "document" par les spécialistes des archives (ils véhiculent un passé de l'écrit), doit être vu par l'entreprise et celui qui le créé ou le manipule comme porteur d'un ensemble d'attributs significatifs (légal, historique, valeur ...). Le juge cherchera toujours le critère initial de 'MOTIVATION' associée à la création du document. Quelque soit le regard porté sur le document/enregistrement il est essentiel d'y associer la notion d'engagement afin que l'entreprise et celui qui le réalise sachent qu'ils gèrent un "document engageant" terme qui même s'il parait redondant permet de différencier "le bon grain de l'ivraie" » Pascal H. Landa, Directeur Informatique (CIFPB, Ernst & Young, STERIA), Contributeur ITIForum, Président ARISE