Conseil et expertise - Projets d'archivage et gestion documentaire
Savoir quels documents archiver et comment les conserver au meilleur coût : voilà la compétence d'Archive17. Notre cabinet accompagne les entreprises et les organismes publics pour élaborer leur politique d'archivage (au sens de l'expression anglo-saxonne de records management) et mettre en oeuvre leur projet d'archivage
Maîtriser l'archivage, de tout temps mais plus encore dans l'environnement électronique, c'est être capable de répondre efficacement à deux questions majeures :
1 - Ai-je archivé tous les documents que je dois ou que j'ai besoin d'archiver ?
- en identifant les traces de l'activité (écrits, données, images) et surtout en distinguant les documents de travail et les documents qui engagent l'entreprise (en anglais : non records and records)
- en définissant une politique d'archivage (records management policy) et un référentiel de conservation (retention schedule, disposition authority)
- en définissant des règles de nommage et de classement pertinentes pour tous
2 - Ai-je pris toutes les mesures pour que les documents archivés soient bien conservés pendant la période requise et au meilleur rapport coût/efficacité ?
- en choisissant la solution logicielle et matérielle appropriée à ma situation
- en conciliant les besoins d'accès et contrôle de la confidentialité, conservation et destruction, papier et électronique
L'approche d'Archive17 est symbolisée par la méthode ARCATEG™ (ARchivage par CATEGories de conservation) qui permet une mise en œuvre simple et efficace dans l'esprit des normes ISO 15489, MoReq2 et MoReq2010, ICA-Req/ISO 16175 et ISO 30300
Notre philosophie de l'archivage est développée dans :
le Nouveau Glossaire de l'Archivage, publié par Marie-Anne Chabin en mars 2010 (à télécharger gratuitement )
Archiver, et après ? par Marie-Anne Chabin, aux Éditions Djakarta (2007), disponible en ligne
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Des mots pour le dire
Archiver, c'est mettre en sécurité dans un dispositif approprié (système, équipement, organisation)
- tous les documents / éléments d'information qui le méritent, ceux qui engagent la responsabilité de leur détenteur et (risque de non disponibilité en cas d'audit, de contentieux ou de poursuite de l'activité), et seulement ceux-là,
- quel que soit le support (papier, électronique, tout matériau d'écriture)
- avec les règles de gestion appropriées, c'est-à-dire une description du contenu et des mesures de sécurité pour le contenant
- dès le moment de leur émission (signature, diffusion) ou de leur réception, c'est-à-dire dès qu'ils tracent une activité datée ou un engagement précis,
- dans le but de pouvoir les retrouver tout au long de la durée où on est susceptible d'en avoir besoin.
