La méthode Arcateg™, archivage par catégorie

Une « révolution » méthodologique

Arcateg™ est le nom de la méthode créée par Marie-Anne Chabin pour piloter l'archivage, la conservation et la destruction de l'ensemble des documents qui engagent la responsabilité d'une entreprise dans le temps.

Logo Arcateg

Un des postulats de base de la méthode est qu'il faut déterminer et motiver la durée de conservation d'un document avant d'organiser le stockage du support et l'accès à l'information.

Fruit d'une expérience de trente années dans la gestion de l'information et l'archivage, enrichie par une réflexion théorique approfondie (archivistique, diplomatique et linguistique), la méthode Arcateg™ fournit un cadre prédéfini des 100 grandes valeurs que peuvent présenter les documents et données découlant de l'activité d'une entreprise, quelle que soit sa taille, son activité, son histoire.

L'originalité de la méthode tient au fait que l'on part des durées de conservation pour y attacher les documents à gérer, à l'inverse des pratiques habituelles qui commencent par établir la liste des documents pour leur attribuer ensuite une durée de conservation. C'est le côté « révolutionnaire » de cette méthode, une révolution à 180° ! 

Un cadre de classement universel

Le support concret de la méthode est un tableau de quelques centaines de cases, axé sur la liste des 100 « catégories de conservation », une catégorie de conservation étant définie comme une boîte virtuelle où sont classés tous les documents à conserver pendant la même durée pour la même raison.

Bien que limité à 100 valeurs, le cadre de classement Arcateg™ est capable d'accueillir toutes les données à conserver dans l'entreprise. En effet, grâce à un jeu subtil d'agrégations, d'ajustements et de métadonnées, ces 100 règles de conservation pérennes s'avèrent suffisantes pour gérer le cycle de vie de milliers de types de documents.

Chaque catégorie est codifiée sur deux caractères, en combinant le processus ou la relation qui donne naissance aux documents avec une durée archivistique de conservation. Cette codification (A2, B5, C3...) permet d'automatiser et de faciliter un certain nombre d'opérations.

La méthode Arcateg™ est une réponse simple et efficace aux besoins de pilotage de l'archivage. Elle répond aux exigences des normes sur l'archivage/records management concernant l'élaboration d'un référentiel de règles de conservation et de destruction dans le prolongement d'une politique d'archivage.

 

Exemple: les catégories du domaine R "Ressources humaines"

Le domaine R, un des vingt domaines du cadre Arcateg™, comprend 9 catégories, basée sur une durée archivistique simple à mettre en œuvre et partiellement modulable. Tous les documents répondant à la définition de chaque catégorie seront organisés en lots homogènes pour la gestion de leur cycle de vie, constituant ainsi les séries documentaires Arcateg™.

Arcateg-Domaine R

 

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