Les étapes du projet d’archivage

La norme ISO 15489 sur le records management préconise une méthode de projet d'archivage en 8 étapes. Il s'agit de la méthode australienne appelée DIRKS (Designing and Implementing Record Keeping System ou Système de Conception et de Mise en œuvre de l'archivage). La méthode, créée au début des années 1990 a été révisée et renommée depuis mais ses principes restent valables. Les 8 étapes sont :

A. Enquête préliminaire

B. Analyse des activités

C. Identification des exigences archivistiques

D. Évaluation des systèmes existants

E. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques

F. Conception d'un système d'archivage

G. Mise en œuvre d'un système d'archivage

H. Contrôle a posteriori

Les trois premières étapes concernent l'analyse préalable des activités de l'entreprise, de l'environnement réglementaire et métier qui définit la valeur des documents produits et permet d'énoncer les besoins de conservation et d'accès.

L'étape E est particulièrement importante dans le contexte français car elle prend le contre-pied de ce que l'on fait en général dans les entreprises et constitue donc le point le plus original de la méthode : en effet, au lieu de commencer par trier un stock d'archives accumulé dans une cave, des armoires ou un serveur pour en tirer plus ou moins des règles de conservation, on commence par définir les règles de conservation grâce à une étude des processus métiers et une analyse de risque, et seulement après avoir identifié les risques de non-disponibilité des documents pour l'entreprise, on va voir ce qui ne va pas sur le terrain, et on corrigera en priorité ce qui n'est pas conforme à l'analyse de risque ; si les documents sont correctement conservés et pendant la durée requise, pas besoin de corriger l'existant.

Les étapes suivantes correspondent aux étapes classiques d'un projet : cahier des charges, choix d'une solution, mise en œuvre, formation et audit.

Le schéma ci-dessous résume la méthode :

Résumé de la méthode DIRKS