Durées de conservation des documents en sept points

par Marie-Anne Chabin

1. Les durées de rétention correspondent au temps de séjour dans les centres de rétention administrative des personnes qui n'ont pas le droit de séjourner sur le territoire ; les documents archivés, quant à eux, se voient attribuée une durée de conservation dans un système d’archivage (pour ceux qui ont le droit et surtout le devoir d’y séjourner).

2. Les durées légales de conservation (i.e. inscrites dans une loi) sont peu nombreuses et visent une minorité des documents à archiver pour une entreprise ou un organisme. Les autres documents à archiver obéissent à des durées de conservation réglementaires ou archivistiques.

3. Les délais de prescription définis par la loi s’appliquent à une action et non à un document ; dans la mesure où une action est tracée dans un ou plusieurs documents, la durée de prescription peut être transposée en durée de conservation applicable solidairement à toutes les pièces qui trace ladite action.

4. La durée de conservation archivistique, c’est-à-dire le temps pendant lequel un document ou un dossier est effectivement conservé dans l’intérêt de son producteur, est la résultante, en nombre d’années, de toutes les contraintes de conservation qui pèsent sur ce document ou ce dossier (réglementaires, métier, internes).

5. La durée de conservation des archives doit toujours être motivée et validée par l’entreprise ou l’organisme.

6. La conservation contrôlée d’un document engageant démarre dès le moment de validation (qui doit pour bien faire correspondre au moment de sa prise en charge par le dispositif d’archivage (dans la logique du « records management »;  le point de départ du calcul de la fin de conservation (autrement dit le calcul de la date de destruction) est par défaut la date de validation du document, sinon un événement ultérieur correspondant tantôt à la fin de validité du document (contrat, procédure), tantôt à une situation particulière précisée par la réglementation.

7. Contrairement à ce qu’on croit parfois, la loi française du 15 juillet 2008  sur les archives définit les délais de communicabilité des archives au public et aucunement les durées de conservation des documents.

La méthode Arcateg™ et le logiciel ISIS

Archive17 travaille en collaboration avec l’éditeur canadien Cogniva à une intégration de la méthode Arcateg™ dans le logiciel de gestion des connaissances ISIS conçu à partir du principe de la classification par facettes.

ISIS (Integrated Semantic Information Services) est un outil puissant de gestion de l’information de l’entreprise qui permet de fédérer les contenus de différentes applications en reliant les plans de classement, les métadonnées, les thesaurus, les processus métiers, les experts, etc.
http://cognivasolutions.com/products/isis/

Formations Label A17 Programme 2012

Le programme des formations Label A17 est disponible : 4 sessions entre juin et décembre 2012 pour des stages uniques dans leur contenu et une approche de l’archivage toujours plus innovante et concrète.

• La méthode Arcateg™ : un cadre de classement universel de toute la production à archiver classée par risque de non disponibilité (stages en juin et octobre 2012)
  
• Les coûts d’archivage papier et électronique (stage en décembre 2012)
  
• La diplomatique numérique : critique de la valeur des objets numériques ; les notions d’original, de copie, de dossier, d’enregistrement... dans l’environnement numérique (stage en septembre 2012)

Histoires de dates et diplomatique

Début novembre, Marie-Anne Chabin était l’invitée des conférences-midi de l’EBSI à l’Université de Montréal où elle a présenté une réflexion de diplomatique autour de la notion de date : la date, élément constitutif de l’authenticité ; la multiplication des dates (rédaction, validation, signature, expédition, réception, etc.), l’horodatage dans le monde numérique, les mises à jour automatiques, l’absence de date chronique sur Internet…

Pour voir la présentation "Histoire de dates. Réflexion de diplomatique numérique" cliquez ici.